アルバイト必要書類を法的義務別に分類｜採用手続きの抜け漏れを防ぐ

アルバイト採用時に法律上必須の書類は「労働条件通知書」と「マイナンバー確認書類」の2点で、それ以外は社会保険・税務の加入条件や企業の運用方針によって異なります。

 この記事では雇用主・採用担当者向けに、書類を「法律上必須」「社保・税務手続き上必要」「実務上推奨」の3カテゴリに分けて解説します。2024年4月施行の労働条件通知書改正や、社会保険適用拡大にも対応した最新情報です。

法律上、必ず用意しなければならない2つの書類

アルバイトの採用手続きにおいて、法律上絶対に準備・交付しなければならない書類は意外と少なく、実は2点のみに限られます。まずはこの「法律上必須の書類」の法的根拠や作成時の注意点を確実におさえ、担当者の心理的負担を軽減しつつコンプライアンス違反のリスクを排除しましょう。

 なお、よく混同される「雇用契約書」については法律上の作成義務はないため、本章ではなく後述の「実務上推奨される書類」の章で解説します。

1. 労働条件通知書

労働条件通知書とは、アルバイトを含むすべての労働者を採用する際、賃金や労働時間などの労働条件を明示するために企業が必ず交付しなければならない書類です。 労働基準法第15条第1項により、使用者は労働契約締結時に書面でこれらの条件を明示する義務を負っています。

交付を怠ったり、不十分な内容で済ませたりした場合は、労働基準法第120条により30万円以下の罰金の対象となるため、漏れなく作成して入社までに交付する必要があります。 なお、本人が希望した場合には、紙の書面だけでなく、電子メールやLINEなどのSNSメッセージ、FAXによる電子交付も認められています（ただし、出力して書面を作成できるものに限られます）。

絶対的明示事項

労働条件通知書には、必ず記載しなければならない「絶対的明示事項」と、企業に定めがある場合に記載する「相対的明示事項」があります。アルバイトを雇用する際、いかなる場合でも記載が必須となる絶対的明示事項の主要項目は以下の通りです。

• 労働契約の期間（期間の定めの有無、有期の場合はその期間）

• 就業の場所と従事すべき業務の内容

• 始業・終業の時刻、所定労働時間を超える労働（残業）の有無

• 休憩時間、休日、休暇に関する事項

• 賃金の決定・計算・支払いの方法、賃金の締め日・支払日

• 退職に関する事項（解雇の事由を含む）

2024年4月改正で追加された明示事項

2024年（令和6年）4月1日施行の労働基準法施行規則改正により、すべての労働者に対して以下の項目を追加で明示することが新たに義務化されました。特に有期契約のアルバイトを雇用する企業にとって直結する重要な内容です。

1. 就業場所・業務の「変更の範囲」
   雇入れ直後の就業場所や業務内容だけでなく、将来的な配置転換などで変更される可能性がある「範囲」をすべて明記する必要があります。変更がない場合は「変更なし」と記載します。

2. 有期労働契約の「更新上限」
   アルバイトなどの有期契約労働者に対し、「通算契約期間」または「更新回数」の上限の有無と、上限がある場合はその内容を明示しなければなりません。

3. 「無期転換申込機会」と「無期転換後の労働条件」
   有期労働契約が通算5年を超えて更新され、無期転換申込権が発生するタイミング（契約更新時）ごとに、無期転換を申し込める旨と、転換後の労働条件を明示する義務が新設されました。

2. マイナンバー（個人番号）の確認書類

社会保険や雇用保険、税務の手続きにおいて、企業は従業員のマイナンバー（個人番号）を収集し、各種法定調書などに記載することが国税通則法や所得税法などで義務づけられています。アルバイトであっても、源泉徴収票の作成や社会保険の届出で必要になるため、必ず入社時に確認を行います。 マイナンバーの本人確認（番号確認と身元確認）は、原則として以下の3つのパターンのいずれかで行うことが法律で認められています。

なお、紙の「通知カード」は令和2年（2020年）5月に廃止されており、新規発行や記載事項の変更はできません。ただし、通知カードに記載された氏名や住所が現在の住民票の記載事項と完全に一致している場合に限り、引き続き番号確認書類として使用可能です。

もし従業員がマイナンバーの提供を拒否した場合は、企業側が提供を求めた経緯や日時の記録をしっかりと保存し、企業としての収集義務を果たそうとした証拠を残して義務違反でないことを明確にしておく必要があります。

また、収集したマイナンバーは特定個人情報として、施錠できる場所での保管やデータへのアクセス制限など、法律に基づいた適正な安全管理措置を講じる義務があります。

社会保険・税務の手続きで必要になる書類

続いて、社会保険や税務の公的な手続きにおいて必要となる書類を解説します。以下の書類はすべてのアルバイトに一律で必要になるわけではなく、労働時間や雇用形態などの「加入条件」を満たすかどうか、あるいは個人の状況によって異なります。まずは条件を判定し、該当する場合に必要な書類を特定しましょう。

1. 社会保険関連の書類と加入条件

労働・社会保険において誤解されやすいポイントですが、「労災保険（労働者災害補償保険）」については加入条件のハードルがなく、アルバイトであっても「1時間でも雇用すれば全員が対象」となり、企業に加入・保険料納付の義務が発生します（個別の加入手続き書類は不要です）。一方、雇用保険や健康保険・厚生年金保険には明確な加入条件が存在します。

加入条件の判定基準

【雇用保険の加入条件】

• 1週間の所定労働時間が20時間以上であること

• 31日以上の雇用見込みがあること（※学生は原則対象外ですが、休学中や定時制の学生などは対象になる場合があります）

【社会保険（健康保険・厚生年金保険）の加入条件】

 2024年10月からの法改正により、社会保険の適用範囲が従業員数（厚生年金保険の被保険者数）51人以上の企業にまで拡大されました。以下の条件をすべて満たす短時間労働者は加入義務が生じます。

• 従業員数51人以上の企業に勤務している

• 1週間の所定労働時間が20時間以上であること

• 月額賃金が8.8万円以上であること

• 2ヶ月を超える雇用の見込みがあること

• 学生ではないこと

※今後は段階的に全企業への適用拡大が予定されており、2027年10月からは36〜50人の企業、2029年10月からは21〜35人の企業へと義務化が進む見通しです。

手続きに必要な書類

上記の加入条件を満たすアルバイトに対しては、以下の書類の提出を求めます。

• 雇用保険被保険者証
  過去に雇用保険に加入したことがある場合に必要です。被保険者番号を引き継いで手続きを行うために提出してもらいます。紛失した場合は、本人がハローワークで再発行手続きを行う必要があります。

• 基礎年金番号通知書（または年金手帳）
  厚生年金保険の加入手続きに必要な基礎年金番号を確認するための書類です。年金手帳は2022年4月に廃止され、それ以降は基礎年金番号通知書が発行されています。

• 健康保険被扶養者（異動）届
  採用したアルバイトに、健康保険の扶養に入れたい家族（配偶者や子どもなど）がいる場合に提出が必要です。年間収入が一定額未満であることなど、扶養認定基準を満たしているか確認の上で年金事務所等へ届け出ます。

2. 税務関連の書類

アルバイトに給与を支払う際、所得税の源泉徴収や住民税の納付（特別徴収）、そして年末調整を正しく行うために以下の書類が必要になります。

• 給与所得者の扶養控除等（異動）申告書
  この書類は、給与支払者が毎月の源泉徴収税額を計算する際、「甲欄（税額が低い）」を適用するために必須となる書類です。また、年末調整で各種控除を受けるためにも必要です。掛け持ちで複数の職場で働いているアルバイトの場合、この申告書は「主たる給与の支払いを受ける1社のみ」にしか提出できません。自社が2社目（従たる給与）となる場合、申告書は受け取らず、源泉徴収は税額が高い「乙欄」で計算することになります。

• 前職の源泉徴収票
  同じ年の途中に前の職場で給与の支払いを受けていたアルバイトが入社した場合、年末調整で前職分の給与と自社分の給与を合算して処理する必要があります。そのため、前職が発行した源泉徴収票を速やかに回収してください。

• 特別徴収への切り替え申請書
  住民税は原則として給与から天引きして会社が納付する「特別徴収」が義務づけられています。アルバイトが前職を退職して住民税を個人で納付する「普通徴収」に切り替わっている場合、自社での給与天引き（特別徴収）に切り替えるために、各市区町村へこの申請書を提出します。

法的義務はないが提出を求めることが多い書類

ここから解説する書類は、法律上で作成や交付が義務づけられているものではありません。

しかし、署名による合意確認や書面での記録がないと、退職時や給与支払い時に「言った・言わない」のトラブルになり、証拠が残らないリスクがあります。そのため、労務トラブルの未然防止やスムーズな業務運営を目的として、多くの企業が採用時に提出を求めている実務上推奨される書類群です。

1. 雇用契約書（労働条件通知書を兼ねる方法）

雇用契約書は、法律で作成が義務づけられているわけではありません。しかし、企業が提示した労働条件に対して「アルバイトスタッフ本人が合意した」という事実を書面で証明するために非常に重要な役割を果たします（労働条件通知書はあくまで企業からの一方的な「通知」です）。

 実務においては、書類作成の手間を省きつつ法的要件を満たすため、労働条件通知書の必須記載事項を網羅したうえで、末尾に双方の署名・捺印欄を設けた「労働条件通知書兼雇用契約書」として1枚に一体化して作成するのが現在の主流です。

なお、パートタイム・有期雇用労働法に基づき、アルバイトから正社員との待遇差について説明を求められた際は、その違いと理由を説明する義務があります。これを制度化し、入社時に「待遇の差に関する説明書」として書面で交付・説明する企業も増えています。

2. 届出・誓約書類（会社側で用意するもの）

会社側が指定のフォーマットを用意し、アルバイトに内容を確認・記入させて提出してもらう届出書類や誓約書です。

• 入社誓約書
  会社の就業規則や服務規律を遵守し、誠実に勤務することを約束させる書類です。ルールの再認識とコンプライアンス意識の向上を目的とします。

• 秘密保持誓約書
  業務上知り得た顧客情報や技術ノウハウなどを外部に漏洩させないことを約束する書類です。扱う情報の機密性が高い業種や、個人情報を日常的に触るアルバイトには特に取得が推奨されます。

• 給与振込口座の登録申請書
  給与を銀行振込で支払うための口座情報を届け出る書類です。近年は紙の通帳を持たないネット銀行利用者が増えているため、口座番号や名義の記入ミスを防ぐ手段として、キャッシュカードのコピーや銀行アプリの口座情報画面のスクリーンショット（印刷）の提出で代替する企業も増えています。

• 通勤経路・交通費の申請書
  自宅から勤務先までの最も経済的で合理的な通勤経路と、利用する交通機関・運賃を申告してもらう書類です。通勤交通費支給の根拠データとなります。

3. アルバイト本人に提出を依頼する書類

アルバイト本人が役所や病院などで取得・準備したうえで、会社へ提出してもらう書類です。

• 身元保証書 アルバイト本人が会社に損害を与えた場合に、連帯して賠償責任を負う人物（親族など）を定めた書類です。同時に、人物保証の役割も果たします。

• 住民票記載事項証明書 現住所や氏名等の公的な確認として用います。注意点として、住民票の写しそのものを求めると本籍地などが記載されている場合があり、就職差別につながるおそれがあると行政から指導されています。必ず「本籍地の記載がない」住民票記載事項証明書を求めるのが適切な労務管理です。

• 健康診断書 労働安全衛生法により雇入れ時の健康診断が義務づけられていますが、企業負担で指定病院を受診させるケースと、入社前3ヶ月以内に受診した本人持参の健康診断書の提出をもって代用するケースの2パターンがあります。

• 免許・資格の証明書 調理師免許、フォークリフト運転技能講習修了証、自動車運転免許など、その業務を遂行する上で法的に、あるいは実務上直接的に必要な場合にのみ、コピー等の提出を求めます。

高校生・外国人を雇う場合の追加書類

通常のアルバイト採用で必要となる書類に加えて、応募者の属性によっては法律で特別な対応が求められます。

特に「高校生（18歳未満の年少者）」と「外国人」を雇用する場合、労働基準法や入管法（出入国管理及び難民認定法）により追加書類の確認・保管が義務づけられており、違反時には重い罰則があるため確実に対応してください。

1. 高校生（18歳未満）の場合

労働基準法第57条の規定により、満18歳未満の年少者を使用する場合、使用者はその年齢を証明する公的な書類を事業場に備え付けておかなければならないという強い義務があります。

• 年齢を証明する書類（必須）
  年齢証明書としては「戸籍証明書（戸籍記載事項証明書）」または「住民票記載事項証明書」を用意してもらう必要があります。学生証などでは代用できません。

• 保護者の同意書
  未成年者が労働契約を結ぶことに対して、親権者（保護者）が同意していることを証明する書類です。労働基準法上の備え付け義務自体はありませんが（※未成年者自身が労働契約を結ぶため）、民法上の未成年者取消権を防ぎ、深夜労働禁止などのトラブルを回避するため、実務上は取得しておくことが強く推奨されます。

• 学校の許可証
  法的義務ではありませんが、高校の校則でアルバイトが禁止されていたり、許可制になっていたりする場合があるため、後々のトラブルを防ぐ観点から学校の許可証の有無を確認しておくのが望ましいでしょう。

2. 外国人アルバイトの場合

外国人を雇用する場合、適法に日本に滞在し、かつ就労が許可されているかを厳格に確認しなければなりません。

在留カードの確認ポイント

採用面接時や入社時に必ず原本となる「在留カード」を提示してもらい、表面の「在留資格」「在留期限」が有効であること、そして裏面の「資格外活動許可欄」に就労可能な旨の記載があることを目視でチェックします。

資格外活動許可と週28時間制限

留学生など、在留資格が「留学」や「家族滞在」の外国人は、原則として就労ができません。働くためには出入国在留管理庁から「資格外活動許可」を得ている必要があり、許可を得ていたとしても「週28時間以内（長期休業期間中は1日8時間・週40時間以内）」という厳格な労働時間制限があります。この時間を超過して働かせることは違法です。

ハローワークへの届出義務

雇用対策法に基づき、外国人を雇用するすべての事業主は、雇入れ時および離職時に氏名や在留資格、在留期限などをハローワークへ届け出る義務があります。

もし不法滞在者や就労不可の外国人を働かせた場合、「不法就労助長罪」に問われます。この罰則は現行で3年以下の懲役または300万円以下の罰金ですが、2024年の入管法改正（2025年以降、2026年6月までに施行予定）により「5年以下の懲役または500万円以下の罰金」へと厳罰化されます。

重要なのは、在留カードの確認を怠るなどの「過失」があった場合、不法就労者であると知らなかったとしても処罰対象になる点です。確実なチェック体制を構築しましょう。

書類の提出期限と手続きの流れ

書類の種類がわかったら、次は提出のタイミングと手続きの流れを時系列で整理します。書類の回収遅延は、給与計算や社会保険の資格取得手続きの遅れに直結します。採用決定から入社日までのフェーズと、入社後のフェーズに分けて実務フローを構築しましょう。

1. 入社日までに準備・回収する書類

原則として、すべての書類は入社日（初出勤日）までに回収を終えるのが理想です。

• 会社側で準備して提示・署名させるもの

  • 労働条件通知書兼雇用契約書

  • 入社誓約書、秘密保持誓約書などのフォーマット

• アルバイト本人に持参を依頼するもの

  • マイナンバー確認書類、身分証明書

  • 給与振込口座がわかるもの（キャッシュカード等）

  • 基礎年金番号通知書、雇用保険被保険者証（加入対象者のみ）

  • 住民票記載事項証明書など（必要に応じて）

2. 入社後に届け出る書類と法定期限

入社後、会社が回収した情報をもとに各官公署へ届け出る手続きには、明確な法定期限が設けられています。

期限を超過してしまった場合でも遅延しての届出は可能ですが、ハローワーク等から「遅延理由書」や賃金台帳・出勤簿などの追加書類の提出を求められるケースがあるため、期限厳守を基本として業務フローを組むことが重要です。

まとめ

アルバイト採用時の手続きをスムーズに進め、抜け漏れを防ぐためには、以下の手順で優先順位をつけて準備を進めましょう。

まずは法律上必須の2点を最優先で準備し、次に社会保険の加入条件を確認して必要書類を特定するのが、最も無駄のない効率的な手順です。 2024年4月の労働条件明示ルールの改正や、社会保険の適用拡大など、最新の法改正にも対応した適切な労務管理体制を構築しましょう。

また、北海道エリアでアルバイトの採用活動自体をさらに円滑に進めたいなら、自社採用サイトの立ち上げや、求人検索エンジンへの連携などが可能な「ハピキタ」の活用もぜひご検討ください。

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Writer

ヒトキタ編集部　トモサカ

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Profile

法人営業や編集職を経て、広報を担当。現在は、SNSや自社サイトの運用をはじめ、イベントやメルマガを活用した販促・営業支援企画も手掛けている。