【テンプレ付き】採用通知メールは書き方が重要！好印象な書き方と送る際の4つのポイントを解説

採用通知は、応募者へ採用決定を伝える重要な連絡です。人手不足で売り手市場な現代において、内定を出したとしても入社するかどうかはまだわかりません。だからこそ採用通知メールの書き方に悩む人事担当者もいらっしゃるのではないでしょうか。本記事では、採用通知メールの基本的な書き方、ケース別の例文、そして送る際のポイントを詳しく解説します。応募者が戸惑うことなく入社決定できるよう、是非チェックしてください。

採用通知メールの書き方　6ステップ

ここからは、採用通知メールの書き方を6つのステップに分けて解説します。

各ステップのポイントを押さえることで、採用までの連絡をスムーズに書くことが出来ます。

1.件名と宛名を書く

採用通知メールの件名は「【会社名】採用内定のお知らせ」のように、一目で内容がわかるようにしましょう。宛名は応募者のフルネームに「様」をつけ、「〇〇　〇〇様」と記載します。誤字は大変失礼になるため、送信前に氏名表記に間違いがないか確認を忘れずに。

2.冒頭の挨拶と、選考参加のお礼を記載する

件名と宛名の次は、本文の冒頭で挨拶を述べましょう。まずは自社の正式名称と担当者名を名乗り、数ある企業の中から当社に応募し、選考に参加してくれたことへの感謝の気持ちを伝えます。

冒頭で感謝を伝えることで、応募者に丁寧な印象を与え、スムーズに本題へ進めます。

3.応募者を採用する旨を記載する

冒頭の挨拶に続き、採用が決定したことを明確に伝えましょう。「慎重に選考を重ねた結果、〇〇様の採用が決定いたしました。」のように、曖昧さを避け、はっきりと記載するのが重要です。
さらに、採用理由を簡潔に添えると、応募者はより納得して選考結果に喜びを感じ入社意欲を高めることが出来るでしょう。「〇〇様の△△というご経験は、必ずや弊社で活かしていただけるものと確信いたしました」のように、応募者一人ひとりにパーソナライズされたメッセージを加えることで、定型文ではない親密な印象を与えられます。

4.今後の手続きについて記載する

選考結果を伝えた後には、応募者に入社承諾の意思表示をしてもらう必要があります。入社承諾の方法と具体的な期日を明確に記載しましょう。多くの場合、別途郵送で送付する入社（内定）承諾書の返送、または採用通知メールへの返信をもって承諾とします。期限内に意思表示がない場合の対応も補足として記載しておくと安心です。

5.問い合わせ先を明記する

応募者に疑問や質問が生じた際に、すぐに連絡ができるよう、本文中に問い合わせ先を必ず記載しましょう。担当者名と電話番号、メールアドレスなど、具体的な連絡先を明記します。より迅速で確実な連絡対応のため、問い合わせ可能な時間帯を追記するのも効果的です。

6.結びの言葉と署名を記載する

最後に、「〇〇様とご一緒にお仕事ができることを、社員一同楽しみにしております」といった、入社を歓迎する結びの一文を入れます。
そして、メールの末尾には企業の署名記載を忘れずに。署名には以下の情報を記載します。

ケース別採用通知メールの例文

ここからは、3つのケース毎に採用通知メールの例文をご紹介します。

1. 新卒採用の場合
2. 中途採用の場合
3. アルバイト採用の場合

各テンプレートはコピーして使えますが、応募者名や会社名、採用担当者名、採用理由の部分は書き換えてご活用ください。修正漏れや入力ミスがないように十分ご注意ください。

1.新卒採用の場合

2.中途採用の場合

3.アルバイト採用の場合

採用通知メールを送る際の4つのポイント

ここからは、採用通知メールを送る際の4つのポイントを解説します。

これらのポイントを意識することで、内定を出した応募者にマイナスの印象を与えてしまうリスクを避けることができます。内定承諾率をあげるために送信前は忘れずに確認を。

1.誤字脱字の確認を徹底する

採用通知の誤字脱字は、内容の伝わりにくさだけでなく、会社への不信感に繋がりかねません。特に応募者の氏名間違いは企業の信頼を大きく損ねます。応募者に不安を与えないよう、送信前に必ず誤字脱字がないか入念にチェックしましょう。可能であれば、複数人でのダブルチェック体制を設けるとより安心です。

2.過剰にフォーマルな文体は避ける

採用通知は丁寧な言葉遣いが基本ですが、過度に堅苦しい表現は、冷たい印象や威圧感を与えかねません。「面接で伺った〇〇のお話が印象的でした」のように、パーソナルな一文を添えることで温かみが増します。
砕けすぎた文体は避けるべきですが、丁寧さの中に親しみやすさを意識すると、応募者に親密な印象を与えられます。特にフランクな雰囲気を大切にする企業では、このバランスを意識することで、応募者との距離を縮めることができるでしょう。

3.選考結果は可能な限り早めに送る

応募者は他社の選考も同時に進めている場合がほとんどです。採用通知が遅れると他社への内定承諾を決めてしまう可能性が高くなるだけでなく、企業への不信感や不安を募ることにも繋がります。

そのため、採用が決定したら、一日でも早く通知することを心がけましょう。遅くとも、選考から1週間以内に送るのが理想です。もし通知までに時間がかかりそうな場合は、書類選考や面接時に「選考結果のご連絡は〇月〇日頃を予定しております」と、目安の時期を伝えておくと、より丁寧な印象を与え、採用の機会損失を防ぐことにも繋がります。

4.自社の営業時間内に送る

採用通知メールを深夜や休日などの営業時間外に送ると、応募者に「労働時間が長いのでは？」と不安を与える可能性があります。迅速さも重要ですが、極力企業の営業時間内に送信することを心がけましょう。営業時間内に送ることで、応募者からの質問にもすぐに対応でき、信頼感を与えることにも繋がります。もし業務の都合で営業時間内の送信が難しい場合は、メールの送信予約機能を活用するのも有効な手段です。

採用通知に関するよくある質問

ここでは、採用通知に関するよくある質問とその回答を紹介します。

• 採用通知は電話で伝えても良い？
• 採用通知書の同封書類は？
• 採用通知に関する業務を効率化する方法は？

これらの質問と回答を確認することで、採用通知における細かな留意点を把握できるでしょう。採用担当者の方は、ぜひ一度目を通してみてください。

採用通知は電話で伝えても良い？

採用通知は電話で伝えても問題ありません。不採用の連絡とは異なり、ポジティブな内容なので口頭でも受け入れられやすいでしょう。しかし、電話だけだと「言った・言わない」のトラブルになるリスクがあります。そのため、電話で一報を入れた後、改めてメールや書面で採用通知書を送付することをおすすめします。これにより、双方の認識の齟齬を防ぎスムーズな入社に繋がるでしょう。

採用通知書の同封書類は？

メールではなく書面で採用通知を送る場合、採用通知書には以下の書類を同封しているケースがあります。

労働条件通知書は法律で交付を義務付けられている書類です。入社承諾書や労働契約書は法律上の作成義務はありませんが労使双方の合意があったことを証明する契約書として、内定者に署名した書類を提出させる企業も少なくありません。
もし、内定者が署名した書類が必要な場合は採用通知書と一緒に送付するとスムーズです。また、返信用封筒の同封も必須です。ただし、これらの書類を別のタイミングで送付する場合は、採用通知書に同封する必要はありません。

採用通知に関する業務を効率化する方法は？

採用通知の送付業務を効率化するには、採用管理システム（ATS）の活用が効果的です。ATSは応募者情報の一元管理や選考進捗が可視化でき、応募者とのやり取りもシステム上で行えます。これにより、採用通知の送付だけでなく、採用に関する様々な業務を効率化できます。採用業務全体の効率アップを目指すなら、採用管理システムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

まとめ：丁寧で親近感のある採用通知メールで、応募者との信頼関係を築きましょう

この記事では、採用通知メールの書き方、例文、そして送る際のポイントを解説しました。採用通知は単なる合否連絡ではなく、企業と応募者との重要なコミュニケーションです。丁寧で心のこもったメールは、応募者の入社意欲を高め、内定辞退を防ぐ効果があります。今回ご紹介したポイントを参考に、応募者との信頼関係を築ける採用通知メールを作成し、スムーズな入社へと繋げましょう。

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Writer

ヒトキタ編集部　小林陽可

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Profile

求人営業部での法人営業を経験した後、WEB記事のライティングや自治体への移住施策企画のディレクション等に従事。現在は広報業務・営業支援を行う。