採用管理システム（ATS）は、正社員採用からアルバイト採用まで、あらゆる雇用形態の採用業務を円滑化し、効率化できる強力なツールです。

しかし、特にアルバイトやパートの採用現場においては、正社員採用とは異なる「頻繁な募集」や「大量の応募者対応」といった特有の課題が発生しがちです。

「採用活動が忙しすぎて、肝心の店舗運営がおろそかになってしまう…」とお悩みの管理職や現場の責任者の方も多いのではないでしょうか。

そこでこの記事では、本来は幅広い用途を持つATSの中でも、特に多忙な現場責任者の方々に向けて、煩雑なアルバイト採用を効率化し、店舗運営に集中するためのシステム選びに焦点を当てます。

市場に出回るシステムを以下の5つのタイプに分類し、それぞれの特徴や選ぶ際のポイント、導入のメリットなどを詳しく解説します。

 アルバイト採用を効率化し、店舗運営に集中したいと考えている現場責任者の方は、ぜひ最後まで確認しておきましょう。

採用管理システム（ATS）とは？

採用管理システムとは、ATS（Applicant Tracking System）とも呼ばれ、採用活動のプロセスを一元管理するためのツールです。

採用活動においては、以下のようなさまざまな業務が発生しますが、採用管理システムを導入することで、これら業務を一つのシステム上で行うことが可能になります。

特にアルバイト採用においては、採用回数が多くなりがちで、応募者との連絡履歴や選考ステータスの情報管理が煩雑になるケースが少なくありません。

そのため、採用管理システムの導入が業務効率化に効果的といえます。

アルバイト・パート採用に特化した採用管理システムの選び方。4つのポイント

多忙な現場責任者が「本当に見るべきポイント」は、単に高機能なシステムを選ぶことではありません。

「多機能すぎて使いこなせない」「現場の負担が減らない」という失敗を避けるため、自社の負担軽減に必要不可欠な「最低限の機能」を見極め、「いかに自分の手を煩わせずに、採用を成功に導いてくれるか」という視点で選ぶことが重要です。

ここでは、現場の負担を軽減し、採用を成功に導くという視点から、採用管理システムを選ぶ際の重要な4つの観点をご紹介します

1.利用中の求人媒体を網羅できる「連携・一元管理機能」をチェック

採用管理ツール（ATS）の中核となる機能は、複数の採用チャネルからの応募者情報を一元管理することです。この機能により、媒体ごとに管理画面を行き来し、集中力を削がれていた煩雑な事務作業から解放されます。

導入するツールを検討する際は、以下の連携対象を高機能な自動化機能とセットで確認しましょう。

• 現在メインで利用している媒体が、応募者情報自動取り込みの対象か。
• 今後試したい新規媒体が、スムーズに連携可能か。
• Indeedなどの主要な求人サイトや、求人ボックスといった主要な求人検索エンジンに対応しているか

せっかく使いやすそうなツールを選んでも、「対応外だった」という事態を避けるため、事前の確認は不可欠です。
さらに、カレンダー連携による面接日程調整の完全自動化など、応募者のフォローアップ業務を担ってくれる便利な機能も併せてチェックしておくと良いでしょう。

２.システム利用や採用業務のサポート/伴走支援をしてもらえるか

「便利なツールを導入したものの、操作方法が分からず、かえって現場が混乱してしまった…」というのは、システムに不慣れな多忙な店長が最も避けたい失敗の一つです。

採用を成功させるためには、単なる「システム」を導入するだけでなく、それを成果に繋げるための「サポート」が不可欠となります。確認すべきサポートは大きく分けて2種類あります。

1.システム操作のサポート

• 利用開始前の操作方法のレクチャーや活用支援はあるか
• 困った時にすぐ相談できる電話やメールなどの窓口はあるか

2.　採用活動そのものへの伴走支援

• 「どんな求人原稿が求職者に響くのか」
• 「近隣の競合店の時給相場はいくらか」
  といった採用業務そのものへのアドバイスやコンサルティング、伴走支援等が付随しているか

特に2の採用コンサルティングは、採用のプロの知見を借りて、自社の採用力そのものを底上げしてくれる重要なポイントです。

３.低コストで手間を省き「自社採用HP」を簡単に作成・運用できるか

多くの採用管理システム（ATS）には、自社の魅力を最大限に伝える採用ホームページを作成・公開する機能が備わっています。

中小企業や店舗の場合、採用HPを持っていなかったり、あっても更新が滞っていたりするケースが少なくありません。

しかし、求人メディアや求人検索エンジンとの連携や自社の魅力発信のためには、自社採用HPの存在が不可欠です。

チェックすべきポイントは以下の2点です。

• 作成のしやすさ:専門知識がなくてもスムーズにページを作成・更新できる操作性か。
• 作成・運用サポート:初期設定の代行や、応募効果を高めるためのコンテンツ制作支援が受けられるか。

自分で作成・運用する場合はテンプレートの豊富さやデザインの自由度といった部分をチェックするのもいいでしょう。

ただし、作成の負担が確実に発生するので、専門スタッフによる初期設定や運用サポートなどがあるかは重要なポイントです。

4.採用コストの「費用対効果」を可視化・改善できるか

「求人広告費ばかりかさむのに、どの媒体が本当に効果を出しているのか全く見えない」という不安を解消できるかどうかも、システム選びの重要な要素です。

• どの求人媒体から何件応募があり、何人採用できたかを自動で分析できるか。
• 採用単価を自動で算出し、レポートとして確認できるか。

これらの機能により、勘や経験に頼るのではなく、データに基づいて効果の高い媒体に予算を集中させる「勝てる採用戦略」を立てられるようになります。無駄な広告費を削減し、コスト最適化を実現できます。

【ローカル採用】5.地域特性に合った採用チャネルの活用ができるか

全国一律の採用手法だけでは、地域ごとの採用課題は解決しにくいのが実情です。

特に地方や郊外での採用を強化したい場合、ローカル採用に強いシステムやサポート体制があるかを確認しましょう。

• Indeedなど全国区の求人検索サイトだけでなく、地域の求職者が本当に見ているローカル媒体と連携できるか
• 地域の時給相場や採用トレンドを熟知した担当者から、具体的な改善アドバイスや伴走サポートを受けられるか

特に地方での採用においては、地域に根差した採用チャネルと専門家のサポートが、採用活動の成否を分けるカギとなります。

なぜ導入すべき？システム導入のメリット

採用管理システムを導入することで、店舗運営がどのように変わり、現場責任者や経営層にどのようなメリットをもたらすのか、3つのポイントを解説します。

1.採用担当者の負担を大幅に削減し、店舗運営を強化できる

採用管理システムが最も大きく貢献するのは、現場の「時間」と「集中力」の確保です。煩雑な事務作業から解放されることで、店長は本来の価値、すなわち「店舗の売上に直結する業務」に集中できるようになります。

応募者対応や日程調整にかけていた時間を、QSC（品質・サービス・清潔さ）の向上、スタッフ育成、販促活動といった業務に再投資できます。これにより、店長は「採用担当者」から「店舗経営者」へと役割をシフトできるという、経営視点の大きなメリットが生まれます。

2.応募の「質」と「量」を向上させ、採用競争に勝てる

採用管理システムは、受け身の採用から、能動的に求職者にアピールする「攻めの採用」への転換を可能にします。

• 専門知識がなくても、写真や動画を多用した魅力的な自社採用サイトを簡単に作成・運用できる
• 自社採用サイトに掲載した情報が、Indeedなどの求人検索サイトや求人ボックスといった求人検索エンジンへ自動連携され、求人の露出が増える

自店の魅力を効果的に発信することで、単なる条件（時給など）だけでなく「ここで働きたい」という意欲の高い応募者を集められます。結果として、入社後のミスマッチが減り、人材の定着率向上にも繋がります。

3.データに基づいた採用戦略で、コストを最適化できる

採用管理システムは、勘や経験に頼った非効率な採用活動から脱却する手助けをします。

• 媒体ごとの応募数、採用数、費用対効果が明確になるため、効果の薄い媒体への出稿を停止し、効果の高い媒体へ予算を集中させることができる
• データに基づいた根拠ある説明ができるため、本部や上司への報告・予算交渉もスムーズになる

無駄な広告費を削減し、採用単価を改善するという、具体的な経営改善効果を期待できます。

アルバイト/パート採用におすすめの採用管理システム5選

一口に「採用管理システム」と言っても、実はその特徴によっていくつかのタイプに分かれます。

ここでは、自社に合ったシステムを見つけるために、北海道での採用におすすめの「ハピキタ」と、現在市場にある代表的な4つのシステムタイプを比較してご紹介します。

自社の課題がどこにあるかを見極め、最適なタイプを選びましょう。

1. 北海道特化・伴走サポート型（ハピキタ）

北海道の中小企業が抱える採用課題を解決するために、必要最低限の機能だけを追求した「ローカル採用」特化モデルです。

システム機能の提供だけでなく、地域密着型の求人メディアとの強力な連携や、専任担当者による手厚いサポートがセットになっているのが最大の特徴です。

2. 大手チェーン向け多機能・総合型

全国展開している大手飲食チェーンや小売店などが導入することを前提とした、非常に高機能なタイプです。

複雑な承認フローの管理や、数千人規模の応募者データを処理する能力に長けています。

3. 面接日程調整・自動化特化型

「応募は来るが、電話が繋がらず面接に進めない」という課題解決に特化したタイプです。

チャットボット（自動応答プログラム）などを活用し、応募受付から面接日程の確定までを自動で行います。

4.媒体一元管理特化型

「とにかくたくさんの求人媒体を使っている」という企業に向けた、管理効率化に特化したタイプです。

あらゆる求人媒体の応募者情報を自動で取り込み、一つの画面で管理することに重点を置いています。

5. シンプル・低コスト導入型

必要最低限の機能に絞り込み、安価かつ短期間で導入できることを売りにしたエントリーモデルです。初めてシステムを導入する企業や、個人商店などでも使いやすい設計になっています。

まとめ

この記事では、アルバイト・パート採用における採用管理システム（ATS）の導入メリットから、システムを選ぶ際の視点について解説しました。

システムには大きく分けて以下の5つの選択肢があります。

多忙な現場責任者にとって、採用管理システム導入の最大の目的は「採用担当者」から「店舗経営者」への役割シフトです。

 機能の多さや価格だけで選ぶのではなく、「自社のエリア（北海道）に強いか」「困ったときに助けてくれるか」という視点も非常に重要です。

特に北海道での採用をお考えであれば、地域密着の媒体連携と手厚いサポートが一体となった「ハピキタ」が、現場の負担を減らし、採用成功への近道となるでしょう。

ぜひ、自社の状況に合わせた最適なシステム選びの参考にしてください。

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Writer

ヒトキタ編集部　小林陽可

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Profile

求人営業部での法人営業を経験した後、WEB記事のライティングや自治体への移住施策企画のディレクション等に従事。現在は広報業務・営業支援を行う。